Электронные перевозочные документы в логистике: обязательный переход на ЭДО с 2026 года

Федеральная налоговая служба (ФНС) направила информационные письма компаниям транспортной и логистической отрасли с напоминанием о поэтапном переходе на обязательные электронные перевозочные документы (ЭПД) и внедрение электронного документооборота в логистике (ЭДО) при перевозке грузов.

Цифровизация транспортных документов - это ключевой этап цифровой трансформации логистики в России, который затронет всех участников рынка: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей

Суть нововведений

С 1 сентября 2026 г. все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны перейти на электронные документы. В этот список вошли такие виды документов как:

• Транспортные накладные,
• Заказы-заявки на перевозку,
• Экспедиторские документы,
• Железнодорожные накладные,
• Грузовые накладные при авиаперевозках.
  

Обмен документами осуществляется через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), аккредитованных Минтрансом и ФНС.

Цели внедрения электронных перевозочных документов (ЭПД)

Внедрение ЭПД направлено на решение стратегических задач государства и бизнеса:

• Повышение прозрачности логистики — ФНС получает возможность отслеживать движение грузов в режиме реального времени;
• Снижение налоговых рисков и «серых» схем — минимизация фиктивных накладных и поддельных документов;
• Ускорение документооборота в логистике — обмен документами сокращается с нескольких дней до минут;
• Упрощение налоговых и транспортных проверок — электронные документы запрашиваются напрямую через ИС ЭПД;
• Снижение затрат на бумажный документооборот — экономия на печати, хранении и доставке документов;
• Повышение управляемости перевозок и контроля НДС.

Переход на электронные транспортные документы также снижает риски отказа в подтверждении расходов и налоговых вычетов.

В рамках перехода на ЭПД необходимо выполнить следующие шаги:

1. Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра аккредитованных организаций на сайте  Минтранса.
2. Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для  ответственных сотрудников.
3. Интегрировать учётную систему компании (например, 1С) с платформой оператора ЭДО.
4. Обучить персонал работе с электронными документами — водителям, диспетчерам, бухгалтерам.
5. Провести тестовые обмены документами с партнёрами до наступления обязательных  сроков.

За использование бумажных документов после наступления обязательного срока перехода на ЭПД предусмотрены штрафы:

• для должностных лиц — от 2 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей (ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Кроме того, отсутствие электронного документа может стать основанием для отказа в налоговом вычете по НДС.

Переход на ЭПД: помощь в автоматизации

Если вашей компании требуется:

• внедрение электронных перевозочных документов (ЭПД);
• настройка электронного документооборота в логистике;
• интеграция 1С с оператором ИС ЭПД;
• аудит готовности к обязательному переходу на ЭДО;
• автоматизация транспортной логистики и документооборота,
оставьте заявку на проект перехода по электронной почте info@bsens.ru или оформите запрос на нашем сайте в разделе «Контакты».