Как настроить согласование счетов на оплату в Битрикс24.

Битрикс24 — это не просто CRM-система, а гибкая платформа для автоматизации любых бизнес-процессов. Даже такой сложный и распространённый сценарий, как согласование счетов на оплату, можно настроить без кода — визуально, в несколько кликов, используя встроенный конструктор бизнес-процессов.

Например, ваш процесс согласования и оплаты счетов от поставщиков выглядит следующим образом:

счет сначала попадает в отдел снабжения по электронной почте, затем инженер отдела снабжения прикрепляет счет к заявке на снабжение от внутреннего заказчика/отдела и отправляет счет в службу безопасности для проверки благонадежности поставщика, затем последовательно счет отправляется юристам для проверки наличия договора поставки и в случае его отсутствия они делают проект договора, прикрепляют его к карточке счёта, затем счет и весь пакет документов уходит в финансовую службу для проверки адекватности цены поставки и согласования лимитов по бюджету и назначения даты платежа в платежном календаре, затем счет до 100000 рублей идёт к финансовому директору для утверждения, если сумма больше 100000 рублей, счёт идёт исполнительному директору на утверждение. В случае утверждения счета, он идет в бухгалтерию для формирования платежного поручения и оплаты.

Вот как работает эта автоматизация в Битрикс24:

1. Счет приходит по почте → в CRM автоматически создается задача для отдела снабжения.
2. Инженер прикрепляет счет к заявке — поле «Файл» в карточке процесса фиксирует документ.
3. Служба безопасности проверяет поставщика — утверждение через стандартное действие бизнес-процесса.
4. Юристы проверяют договор — если его нет, система автоматически создает задачу на его подготовку и прикрепляет к карточке.
5. Финансовая служба оценивает цену и лимиты — утверждение с возможностью указать дату платежа в цифровом интерфейсе.
6. Условие по сумме: если счет до 100 000 ₽ — автоматическое уведомление и утверждение у финансового директора, если выше — у исполнительного.
7. Бухгалтерия получает готовый пакет документов и формирует платежное поручение — всё в одном информационном потоке.

При настройке шаблона процесса в Битрикс24 нужно сделать следующие шаги:
Для создания шаблона последовательного бизнес-процесса согласования счетов на оплату с нужными этапами выполните следующие шаги:
1. Перейдите в раздел Автоматизация > Бизнес-процессы > Процессы в ленте новостей.

4. На вкладке Переменные добавьте переменные для ответственных на каждом этапе (например, "Инженер", "Служба безопасности", "Юрист", "Финансовая служба", "Финансовый директор", "Исполнительный директор", "Бухгалтерия"). Тип переменной — "Пользователь".

5. В дизайнере бизнес-процесса добавьте действия по этапам:

- Получение счета отделом снабжения — действие "Поставить задачу" или "Уведомление пользователя".

- Прикрепление счета инженером — "Поставить задачу" с обязательным полем для загрузки файла.

- Проверка службой безопасности — "Утверждение документа" для выбранного пользователя.

- Проверка юристами и подготовка договора — "Утверждение документа" и, при необходимости, "Поставить задачу" для подготовки договора.

- Проверка финансовой службой — "Утверждение документа".

- Утверждение финансовым директором или исполнительным директором — используйте действие "Условие" (конструкция "Если/Иначе"). Если сумма ≤ 100 000 руб., отправьте на утверждение финансовому директору, иначе — исполнительному директору.

- Передача в бухгалтерию для оплаты — "Поставить задачу" или "Уведомление пользователя".

6. Для каждого действия настройте параметры: заголовок, ответственный, описание задачи, сроки и т.д.

7. Для этапа с выбором между финансовым и исполнительным директором добавьте "Условие":

- Если сумма ≤ 100 000 руб. — действие "Утверждение документа" для финансового директора.

- Иначе — "Утверждение документа" для исполнительного директора.

8. После последнего этапа добавьте действие "Поставить задачу" или "Уведомление пользователя" для бухгалтерии.

9. Сохраните шаблон. Он появится в списке бизнес-процессов и будет доступен для запуска.

Рекомендации:

- Используйте переменные для гибкости назначения ответственных.

- Для загрузки счета используйте поля типа "Файл".

- Для автоматизации подготовки договора можно добавить интеграцию с приложениями для генерации документов.

Подробные инструкции по работе с дизайнером бизнес-процессов и настройке условий вы найдете в справке Битрикс24 или спросите у Агента Марта АI.

Результат?

— Никаких потерянных счетов.

— Каждый этап прозрачен.

— Никто не забывает про согласование.

— Все счета оплачиваются вовремя, в соответствии с платежным календарем и бюджетными лимитами.

— Поставщики счастливы работать с вами без сбоев и с удовольствием делают вам скидки ☺.

— И всё это настраивается за пару часов, а не за недели.

Битрикс24 не просто помогает управлять задачами — он превращает рутину в автоматизированный поток. Даже самые сложные процессы — теперь можно автоматизировать и не держать в голове большой объем информации.

Если вам тоже необходимо настроить такой процесс в Битрикс 24, обращайтесь к нам в форме обратной связи ниже или пишите на почту: mg@bsens.ru .